Cómo implementar RPA con éxito dentro una empresa.

En un post anterior que puedes encontrar aquí, se explica qué son los sistemas RPA y cómo pueden ser útiles dentro de las empresas. Aquí os quiero hablar sobre qué consideraciones hay que tener en cuenta a la hora de comenzar a automatizar procesos dentro de tu empresa con uno de estos softwares, cómo garantizar la escalabilidad, y garantizar el éxito de la implantación en una empresa.

En primer lugar, quería plasmar aquí una reflexión sobre cómo «preparar» y afrontar con éxito las primeras conversaciones dentro de la empresa sobre la implantación de un sistema RPA. Es importante tener en cuenta la importancia del factor humano de esta implantación, pues para conocer las tripas de los procesos que vamos a automatizar, tenemos que garantizar la colaboración de todos y cada uno de los miembros de los equipos que realizan estas tareas, y ellos tienen que saber que son valorados, y que necesitamos de sus conocimientos para mejorar la calidad de su trabajo y de este modo mejorar su satisfacción dentro de la empresa. Más que reducir costes a grandes rasgos, lo que vamos a lograr es reducir costes de tareas que no aportan valor, para garantizar que estos recursos los utilizamos óptimamente en tareas que nos van a permitir crecer y aumentar nuestros ingresos.

Muchas empresas ven la oportunidad de reducir personal como primera causa para reducir costes dentro de una compañía, y aunque esto puede pasar, realmente no debería ser la causa única y primera para instalar un software de RPA en un departamento. Esto debe verse como una oportunidad de optimizar el tiempo de las personas, y de este modo nuestros recursos valiosos y escasos, para realizar tareas «inteligentes» y no tareas repetitivas que no les aportan nada. Es decir, que vamos a hacer desaparecer de sus tareas diarias aquellas tareas que no les aportan nada, que son repetitivas y automáticas, para que pasen a realizar otro tipo de tareas, en los que puedan realizarse, aportar ideas de valor e incluso estar más en contacto con el cliente final, incrementando de este modo nuestros recursos en operaciones como pueden ser de captación o de fidelización de clientes, de creación de nuevos contenidos, o incluso de creación de nuevos productos o servicios facilitando nuestra expansión y crecimiento.

Un empleado que lleva trabajando con nosotros varios años, es un empleado valioso dentro de la compañía, que conoce nuestro negocio, y probablemente si le facilitamos las herramientas necesarias, puede darnos un «insight» de la compañía de gran valor, y es una oportunidad única de crecimiento conjunto que no se debe dejar pasar. Además, esto es de vital importancia para el éxito de un sistema RPA, ya que sin la colaboración de estos empleados, y como vean peligrar sus puestos de trabajo, es posible que no faciliten la automatización de sus tareas, y que no podamos llegar a implantar este software o que su implantación sea realmente larga y costosa.

Ahora que ya hemos visto el factor psicológico entre nuestros empleados, a la hora de implantar un sistema de RPA, vamos a ver aquí, los pasos necesarios, para implantar un sistema RPA con éxito, de forma segura y garantizando la escalabilidad de este.

Esto es así, debido a la importancia de comenzar por algo pequeño, sobre lo que ir escalando poco a poco. De hecho, puede ser que identifiquemos oportunidades de automatización, de procesos tan completos en primera instancia, que no deberían abordarse en su totalizad para garantizar el éxito del desarrollo.

El modo de construir una automatización completa con un sistema RPA de un proceso complejo, debería abordarse como un desarrollo escalable, donde poco a poco van abordándose cada una de las tareas, independientes y autónomas. De este modo, esas tareas dejan de ser parte de las actividades diarias de los empleados por completo, y se puede probar, medir y escalar de forma adecuada y permanente en el tiempo.